Приветствие по английски в деловой переписке. Деловое письмо на английском – полезные фразы. Вы хорошо знакомы

Эти фразы могут пригодиться не только для работы, но и для поступления в иностранный вуз.

Dear colleagues! - Уважаемые коллеги!
Let me introduce myself. My name is… - Разрешите представиться. Меня зовут…
The topic of my presentation is… - Тема моей …
I will take some… minutes of your time. - Я займу … минут вашего времени.
So, first/To begin with/Let’s start with… - Итак, во-первых/Для начала/Начнем с…
That completes/concludes/covers the first part of my presentation… - На этом заканчивается первая часть моей презентации.
Let’s move on to the next part, which is… - Перейдём к следующей части, которая…
Now I want to describe the development of the idea. - Теперь я хочу рассказать о появлении этой идеи.
That brings me to…/So now we come to… - Таким образом, переходим к…
I’d like to finish by emphasising the main point(s). - В завершение мне бы хотелось подчеркнуть основные моменты.
Now I’d be very interested to hear your comments. - Я с интересом выслушаю ваши замечания.
Thank you for your attention! - Благодарю вас за внимание!

Собеседование

Если вы проходите , не забудьте соответствующе одеться и продумать фон. И, конечно, стоит взять на заметку следующие выражения.

I graduated from … university (college) in … - Я окончил … университет (училище) в …
I handle stress easily. - Я легко справляюсь со стрессом.
I am a team player. - Я командный игрок.
I am good at multitasking. - Я хорошо работаю в условиях многозадачности.
I manage my time well by planning out … - Я умею хорошо распределять время, планируя …
I should be hired because I’m … - Я подхожу на эту должность, потому что …
I have … years’ experience in the field. - У меня … лет опыта работы в этой сфере.
I’m very attentive to detail. - Я уделяю много внимания деталям.
I’m excited about this opportunity because … - Я очень рад получить эту возможность, поскольку …
I want to further my career in … - Я хочу развивать свою в сфере …
I am confident that I will be able to use my skills in … in the advertised post. - Я уверен, что смогу применить мои навыки на этой должности.
I am sorry, could you repeat that please? - Прошу прощения, вы могли бы повторить это еще раз?
When do you want me to start? - Когда мне начинать?

Деловая переписка

В письмах используется ещё более формальный язык, чем при встречах. Будьте точны и предельно вежливы, не шутите и не прикрепляйте лишние картинки. Обязательно укажите тему письма.

Dear Mr (Ms)… - Уважаемый(ая) мистер (мисс) …
Dear Sir/Madam. - обращение в случае, если вы не знаете имени и пола адресата.
I am writing to inform you that … - Я пишу, чтобы уведомить вас …
I am writing to enquire about … - Я пишу, чтобы узнать о …
With reference to your letter … - Относительно вашего …
Thank you for contacting us. - Спасибо, что вы с нами связались.
In reply to your request, … - В ответ на ваш запрос, …
I am interested in (obtaining / receiving) … - Я хотел бы получить …
Could you possibly tell us / let us have … - Не могли бы вы сообщить нам…
We are pleased to announce that … - Мы с удовольствием сообщаем, что …
We regret to inform you that … - Мы с сожалением сообщаем …
After careful consideration we have decided … - После тщательной оценки мы приняли решение …
I would appreciate your immediate attention to this matter. - Я был бы очень признателен за ваше неотложное внимание к этому делу.
I look forward to hearing from you. - Жду вашего ответа.
Yours faithfully … - С уважением … (в том случае, если вам неизвестно имя адресата).
I’m afraid it would not be possible to … - Боюсь, это невозможно …
Yours sincerely … - С уважением …

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

We are writing - Мы пишем, чтобы…

To confirm ... – подтвердить…
- to request ... – запросить…
- to inform you that ... – проинформировать вас, что…
- to enquire about ... – узнать о…

I am contacting you for the following reason... – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

Thank you for your letter regarding ... – Спасибо за ваше письмо на тему….
Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
In reply to your request, ... – В ответ на вашу просьбу..
Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
With reference to our conversation on Tuesday... – Относительно нашего разговора во вторник…
In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
I would just like to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

We would appreciate it if you would ... – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
Could you please send me/ tell us/ let us... – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
It would be helpful if you could send us ... – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
We would be grateful if you could ... – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

I am writing to complain about ... – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
I am writing to express my dissatisfaction with ... Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
I am afraid there may be a misunderstanding… - Я боюсь, возникло непонимание…
I understand it is not your fault, but… - Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
Unfortunately we cannot / we are unable to ... - К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
We regret to inform you that ... - Мы с сожалением сообщаем вам, что…
I"m afraid it would not be possible to ... – Я боюсь, что будет невозможно…
After serious consideration we have decided to ...- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

We are pleased to announce that ... – Мы с удовольствием сообщаем, что…
It is our pleasure to announce that … - Имеем удовольствие сообщить, что…
I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
You will be pleased to learn that ... – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Извинения или как не разгневать клиента еще больше

Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

I regret any inconvenience caused by... Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
I would like to apologize for the delay /inconvenience... – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
Once again, please accept my apologies for ... – Еще раз примите мои извинения за…

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

According to our records ... – Согласно нашим записям…
Our records show that we have not yet received payment of ... – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

До скорой связи

В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
Looking forward to receiving your comments, - С нетерпением жду ваши комментарии.
I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

До новой встречи

После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

Шутикова Анна

В наш век развития экономики, торговых отношений и бизнеса очень важная роль отводится деловой переписке. Деловые партнеры общаются путем такой переписки, дают отчет, назначают встречи и тому подобное. Сегодня мы расскажем вам о том, как составить деловое письмо и как на него ответить на английском языке.

Как писать деловое письмо на английском?

Деловая переписка на английском языке требует определенных норм и правил. Обратите внимание, как принято писать деловое письмо:

Разделите весь текст на абзацы, не используя красной строки
Укажите полное имя отправителя или название компании и ее адрес в верхнем левом углу
С новой строки укажите имя адресата и название компании, которой адресовано письмо, ее адрес с новой строки
Тремя строками ниже или в верхнем правом углу укажите дату отправления
Поместите основной текст в центральной части
Начните главную мысль письма с причины вашего обращения: «I am writing to you to …»
Завершите ваше письмо словами благодарности («Thank you for your help…») и приветствием «Yours sincerely,» или "Yours faithfully".
Поместите полное имя автора и должность спустя четыре строки.
Поместите подпись автора между приветствием и именем.

С правилами мы разобрались, и у вас в голове сложился определенный план написания деловой корреспонденции. Теперь, чтобы написать такое письмо, просто подставляйте пункты данного плана под свой текст. Теперь давайте рассмотрим примеры деловых писем на английском языке.

Пишем деловое письмо по-английски

Предлагаем вашему вниманию образцы деловых писем на английском, которые помогут вам лучше сориентироваться в нашем плане и в написании письма по этому плану. В написании письма старайтесь быть кратким и лаконичным, пишите сразу по делу, без лишних и долгих предисловий. Не забудьте про приветствие и про вежливый тон. Обратите внимание на образец послания с русским переводом:

Mr Andrew Johnson
Lorac-company
Office 408, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Johnson (Господин Джонсон),

I’m writing to you to propose you some issues about our common affair (Я пишу вам, чтобы предложить некоторые решения в нашем общем деле). I know where we can find enough people for our construction. (Я знаю, где мы можем найти достаточно людей для нашего строительства). I had spoken with my friend, he is a chief of building company, and he said that he can give us as many builders as we need. (Я говорил со своим другом, он директор строительной компании, он сказал, что может предоставить нам столько строителей, сколько нам нужно). But he would like to get acquainted with you and other our partners. (Но он хотел бы встретиться с вами и другими нашими партнерами).So I scheduled our appointment on Wednesday. (Поэтому я назначил нашу встречу в среду). Please, be kind to come to our office at 7 o’clock. (Пожалуйста, будьте добры прийти в наш офис в 7 часов).

I look forward to get your agreement (Надеюсь получить ваше согласие). My kind regards to your parents and your wife (С наилучшими пожеланиями вашим родителям и супруге).

Yours sincerely,
John Brown
Managing Director

А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:

Mr John Brown
Lorac-company
Office 407, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Brown (Господин Джонсон),

I’m writing to you to say that I thought about your proposal (Я пишу вам, чтобы сказать, что я подумал над вашим предложением). I think it is very good (Я думаю, что это очень хорошо). If your friend offers us as many people as we need, we manage to finish the construction till January (Если ваш друг предоставит нам столько людей, сколько нам нужно, мы успеваем закончить строительство до января). But I am afraid that our partners won’t be able to come on Wednesday, because they haven’t returned from Paris yet (Но я боюсь, что наши партнеры не смогут прибыть в среду, потому что они еще не вернулись из Парижа). Ask your friend if he agrees to meet us without them (Спросите вашего друга, согласен ли он встретиться с нами без них).

I look forward to get your answer (Надеюсь получить ваш ответ). My kind regards to your family (С наилучшими пожеланиями вашей семье).

Yours sincerely,
Andrew Johnson
Managing Director

Как вы можете убедиться, написать деловое письмо совсем несложно, главное — это соблюдение основных правил.

Примеры деловых писем на английском языке с переводом

Как писать электронное письмо?

Вы уже знаете, что бумажных почтовых писем давно никто не пишет. Это неудобно и хлопотно. С появлением компьютеров и интернета все перешли на электронную почту. Эта штуковина сделала отправку и получение корреспонденции быстрее и легче. К тому же, преимущество электронного письма состоит еще и в том, что к тексту самого послания вы можете прикрепить необходимый файл с документами, отчетом, аудио и видео материалом. Поговорим о том, как писать электронное письмо.

Типы организаций, куда вы хотите отправить сообщение, бывают разные. Обратите внимание на следующие сокращения:

gov — правительственная организация
edu — образовательное учреждение
org — организация
com — корпорация, компания
net — интернет-компания
mil — военное ведомство

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

to (получатель)
from (отправитель)
cc (копии)
subject (тема)

Начинаются деловые письма в электронном виде со слов Dear… Mr, Mister, а заканчиваются Best wishes или Best regards .

Существуют также правила, характерные для электронного сообщения:

Не печатайте текст заглавными буквами; получатель может подумать, что вы кричите на него.
Не выражайтесь грубо.
Пишите по существу.
Предупредите получателя о прикрепленных файлах, иначе он может их не заметить.
Не злоупотреблять сокращениями и смайликами.
Писать кратко и лаконично.

Вот те основные тенденции написания деловых писем, о которых мы хотели поговорить. Дерзайте и у вас все получится!

Dear Mr. Brown
Уважаемый г-н Brown
Dear Ms. White
Уважаемая г-жа White
Dear Sir/Madam
Уважаемые господа

Starting (Вступление)

We are writing
Мы пишем
– to inform you that …
что бы сообщить Вам, что
– to confirm …
что бы подтвердить
– to request …
что бы попросить
– to enquire about …
что бы узнать о
I am contacting you for the following reason…
Я связываюсь с Вами по следующей причине
I recently read/heard about ….. and would like to know ….
Я недавно читал/слышал о….. и хотел бы узнать …
Having seen your advertisement in …, I would like to …
Увидев Ваше объявление в ….. Я хотел бы …
I would be interested in (obtaining / receiving) …
Я был бы заинтересован в (получении / передаче)
I received your address from —– and would like to …
Я получил Ваш адрес из …. и я хотел бы ….

Referring to previous contact (Ссылаясь на предыдущие контакты)

Thank you for your letter of March 15.
Спасибо за Ваше письмо от 15 марта
Thank you for contacting us.
Спасибо за обращение к нам
In reply to your request, …
В ответ на Ваш запрос ….
Thank you for your letter regarding …
Спасибо за Ваше письмо, касающееся ….
With reference to our telephone conversation yesterday…
Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору
Further to our meeting last week …
В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in London last month.
Было приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце
I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
Мне было приятно пообедать с Вами на прошлой неделе в Токио
I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday.
Я просто хотел бы подтвердить основные моменты, которые мы обсуждали во вторник

Making a request (Оформление просьбы)

We would appreciate it if you would …
Мы были бы признательны, если бы вы
I would be grateful if you could …
Я был бы благодарен, если бы Вы ….
Could you please send me …
Не могли бы вы выслать мне
Could you possibly tell us / let us know …
Можете ли вы рассказать нам / сообщить
In addition, I would like to receive …
Кроме того, я хотел бы получить …
It would be helpful if you could send us …
Было бы полезно, если вы можете отправить нам
I am interested in (obtaining / receiving) …
Я заинтересован в (получении / передаче)
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен Вам за немедленное внимание к данному вопросу
Please let me know what action you propose to take.
Пожалуйста, дайте мне знать, какие действия вы намерены предпринять

Offering help (Предложение помощи)

Would you like us to …?
Хотели бы вы, чтобы мы …
We would be happy to …
Мы были бы счастливы …
We are quite willing to …
Мы вполне готовы …
Our company would be pleased to …
Наша компания будет рада …

Giving good news (Сообщать хорошие новости)

We are pleased to announce that …
Мы рады сообщить, что …
I am delighted in inform you that ..
Я рад сообщить вам, что …
You will be pleased to learn that …
Вам будет приятно узнать, что …

Giving bad news (Сообщать плохие новости)

We regret to inform you that …
Мы с сожалением сообщаем вам, что …
I’m afraid it would not be possible to …
Я боюсь, что это не было бы возможным …
Unfortunately we cannot / we are unable to …
К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии …
After careful consideration we have decided (not) to …
После тщательного рассмотрения мы решили (не) …

Complaining (Жаловаться)

I am writing to express my dissatisfaction with …
Я пишу, чтобы выразить свое недовольство о …
I am writing to complain about …
Я пишу, чтобы пожаловаться на
Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
Обратите внимание, что товары, которые мы заказали (дата) еще не прибыли.
We regret to inform you that our order n° —– is now considerably overdue.
Мы с сожалением сообщаем вам, что наш заказ № —– теперь со значительным опозданием
I would like to query the transport charges which seem unusually high.
Я хотел бы запросить транспортные расходы, которые, кажутся необычно высокими

Деловая переписка на английском языке нередко является частью рабочих обязанностей. Поэтому вопрос «Как писать письмо на английском?» актуален для многих.

Но даже помимо общения с иностранными партнерами существует целый ряд жизненных ситуаций, когда нам понадобится написать письмо иностранцу: это может быть письмо в университет, в зарубежный магазин или ответ на объявление о вакансии.

Как правило, получатель нашего письма ничего о нас не знает, поэтому формирует свое первое впечатление по тому, как мы ведем переписку. А значит, нет лучше способа расположить к себе собеседника, чем грамотное, вежливо написанное письмо.

В этой статье я объясню, как правильно строятся деловые письма, приведу примеры часто используемых фраз и поделюсь ссылками на ресурсы, где можно найти образцы.

Как написать деловое письмо на английском?

Разумеется, каждая переписка уникальна, и содержание писем будет отличаться. Однако общая структура письма на английском примерно одинакова: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза.

Давайте рассмотрим это подробно.

Внимание: Хотите преодолеть языковой барьер и заговорить на английском? Узнайте на в Москве, как наши студенты начинают говорить за 1 месяц!

1. Приветствие

Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова "Dear " ("дорогой"). Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr . - "доктор", Judge - "судья", Professor - "профессор"). Если его нет, то пишем Mr . или Ms . ("мистер" или "мисс/миссис"). Только после этого идет фамилия нашего адресата:

Dear Mr. Jones

Dear Mr. and Ms. Smith

Dear Professor McDowell

! В Британском английском приветствие заканчивается запятой :

Dear Dr. Brown,
Дорогой доктор Браун,

Dear Judge Cornwall,
Дорогой судья Корнуолл,

! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие :

Dear Dr. Brown:
Дорогой доктор Браун:

Dear Judge Cornwall:
Дорогой судья Корнуолл:

Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:

Dear Personnel Director
Дорогой директор по подбору персонала

Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:

To Whom It May Concern
Тому, кого это может касаться

Dear Sir or Madam
Дорогой Сэр или Мадам

2. Основная часть

После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.

Основная часть письма обычно делится на три части:

В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.

Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.

2.1. Часть первая - "предыстория" письма

Цель первого абзаца - сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо. Если оно имеет "предысторию": к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений "with reference to " ("касательно…"), "with regard to " ("относительно…") или "in response to " ("в ответ на…"):

With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.

With reference to your enquiry...
Касательно вашего запроса…

With reference to our meeting...
О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…

With reference to our phone conversation yesterday...
О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…

In response to your letter of 13th December...
В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…

With regard to your question about...
Относительно Вашего вопроса о…

With regard to your last e-mail...
Относительно Вашего последнего письма…

Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.

Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом. Используйте фразу "I am writing to " ("я пишу, чтобы…"), чтобы назвать свою цель. Например:

I am writing to inquire about...
Я пишу, чтобы спросить о…

I am writing to request further information about...
Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…

I am writing to confirm that...
Я пишу, чтобы подтвердить, что…

I am writing to apply for...
Я пишу, чтобы подать заявку на…

Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:

With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.

With reference to your enquiry I enclose the documents you"ve requested.
По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.

I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of...
Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….

I am writing to inquire about job vacancies in your company.
Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.

I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.

2.2. Часть вторая - детали письма

Следующий (второй) абзац - это "мясо" письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.

Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон !

В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:

Could you...
Не могли бы Вы…

Would you please...
Не могли бы Вы, пожалуйста…

I would be grateful if you could...
Я был бы благодарен, если бы Вы могли…

Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу "I would be delighted to " ("я был бы рад"):

I would be delighted to attend the meeting.
Я был бы очень рад посетить эту встречу.

I would be delighted to provide more information.
Я был бы очень рад предоставить больше информации.

Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:

Thank you for your invitation, but...
Спасибо за приглашение, но…

Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:

Please, find enclosed...
Пожалуйста, найдите во вложениях...

Enclosed is a...
В приложениях содержится…

Enclosed are...
В приложениях содержатся…

I am enclosing...
Я прилагаю…

2.3. Часть третья - призыв к действию

Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.

We hope that you"ll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.

Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.

Please, send me these documents as soon as possible.
Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.

Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:

In case you have questions, feel free to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

If you have any questions, don"t hesitate to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.

Please, contact us again, if we can be of assistance.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.

Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:

I"m looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением жду Вашего ответа.

I hope to hear from you soon.
Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.

3. Заключение

Теперь, когда мы изложили самое главное, осталось лишь закончить письмо одной из традиционных фраз:

Sincerely,
Искренне ваш,

Respectfully yours,
С уважением,

Kind regards, / Best regards, / Regards,
С наилучшими пожеланиями,

После этого с новой строки мы пишем свои имя и фамилию - и письмо закончено.

Примеры деловых писем на английском

Примеры письма на английском вы сможете найти на следующих сайтах.

Ресурсы на русском с переводом:

1. https://goo.gl/m8UEZQ

2. https://goo.gl/oSaQcp

Ресурсы на английском (без перевода):

1. https://goo.gl/MdrvLk

2. https://goo.gl/8JqNPK

Друзья, теперь вы знаете основные правила написания деловых писем. Главное, не забывайте о вежливости к своему адресату! Экономьте его и свое время - пишите кратко, по делу и избегайте "воды". Успехов!